タスク漏れを防ぐ！効果的なタスク管理の方法３つ

こんにちは、Milaです！

現在わたしは、オンライン秘書として、日々さまざまなクライアント様の多様な業務を請け負っています。
わたしの場合、個人で業務委託契約で請け負っているのため、１つでもタスク漏れがあると、信頼問題で契約存続の危機に陥ってしまいます。

そんなわたしが、普段タスクを漏れなくこなすために実践している方法を３つご紹介したいと思います。

それではどうぞ！

ルーティンタスクのリスト化

クライアント様から請け負うタスクは、大きく２つに分けることができます。
１つは、毎日・毎週もしくは毎月、定期的に行う必要のある「ルーティンタスク」。そしてもう１つは、その時その時に発生する「単発タスク」です。

わたしはそのうち、前者の「ルーティンタスク」を全てリスト化しています。

更にわたしは、そのルーティンタスクを頻度毎にリスト化しています。
例えば、毎月発生する仕事はMonthly Taskとして１つにまとめています。

実際に私が使用しているリストのテンプレートはこのような感じです。
ちなみにわたしは「Notion」を使用してルーティンタスクの管理をしています。

こちらは、わたしが月毎のタスクを管理しているリストのテンプレートです。

クライアント毎に、「毎月どのタイミングで対応すべきか」も付け加えリスト化しています。

また、その下にはガントチャートを使い、営業日毎のタスクの発生具合を視覚化してわかるようにしています。これにより、タスクが詰まっている時期と、タスクが少なく余力がある時期が一目でわかるため、新規タスクの相談があった際に、引き受けることが可能かどうかを判断することができます。

続いて、こちらはわたしが週毎のタスクを管理しているリストのテンプレートです。

週毎のタスクの場合は、曜日で分けて管理を行なっています。

最後にこちらは、毎日行うタスクを管理しているリストのテンプレートになります。

こちらも１つ目の月毎のタスク管理テンプレートと同様、クライアント毎に分けて管理しています。

以上が、わたしのルーティンタスクの管理方法なのですが、これ以外にも例えば、毎年決まった時期に発生する業務があるのであれば、わたしなら月毎に分けて管理します。

カレンダーに全て落とし込む

先ほどは、ルーティンタスクをリスト化するということをお伝えしましたが、わたしはそれを毎月カレンダーに落とし込んでいます。

具体的には、月毎のタスクで「第●営業日」となっていたら、今月の場合「●日に対応」というような感じです。曜日毎のタスクであれば、今月は「●日と●日と●日と●日」となりますね。

このルーティンタスクを全てカレンダーに落とし込むのに加え、その都度発生する単発タスクも全てカレンダーに書き出しています。

またその際、必ず先頭にチェックボックスを設け、終えているタスクと終えていないタスクが一目で視覚的にわかるようにしています。

チェックボックスを設けなくとも、終わったタスクは打ち消し線で消していくようにしても良いと思います。そこは人それぞれの好みですね。わたしの以前務めていた会社の上司なんかは、この終わったタスクを線で消していくのが快感と言っていました。笑

デジタルとアナログの併用で管理

わたしはタスク管理をデジタルとアナログの方法を併用して管理しています。

まずデジタルな方法でのタスク管理は「Notion」を用いています。

Notionというのは、公式で「オールインワン・ワークスペース」とされているように、

できることが幅広く、大変自由度の高いツールとなっています。また個人としての使用だけでなく、企業がチームで情報共有する目的で使用することもできます。

わたしは前述している「タスクのリスト化」と「カレンダーへの落とし込み」の作業は、全てこの「Notion」で行なっています。

その理由としては、Notionというデジタルツールを使うことで、家でパソコンから確認できるだけでなく、例えば外出先であっても、確認したい時に、スマホなどですぐに確認することができるからです。

次に、アナログな方法として手帳を用いています。

手帳の具体的な使い方としては、１日１ページの手帳を使用し、Notionのカレンダーに日毎に落とし込んでいたタスクを、更に１日の具体的な時間の中に落とし込んでいます。

Notionの方では、カレンダーにタスクを落とし込んでいるので、「●日に何のタスクがある」というのが、リスト形式でざっとわかるようにしています。手帳では、そこから「このタスクは●時に取り組もう」というように、時間毎に振り分けてフィックスさせていくイメージです。

その際、もともと対応する時間帯が決まっているタスクもあれば、そうでないタスクもあります。そのうち、時間帯が決まっていないタスクに関しては、重要度、優先度を踏まえた上で、対応する時間を決めるようにしています。

わたしはこの作業を前日の終業の際に行い、当日の朝、再度その日１日のタスクを確認しています。

タスク管理はとても大切！だけど難しい…

社会人として仕事をする上で、タスク管理はとても大切です。

会社で働いている方は、日々のタスクをきちんとこなせていないければ昇進昇給は難しいですし、わたしのようなフリーランスの場合、仕事そのものがなくなる可能性があります。

とは言っても、日々多くの仕事を並行して行なっている中で、全てのタスクを完璧に漏らさず管理することは大変難しく、工夫が必要です。

現在、より良いタスク管理の方法を模索している方や、新卒でこれから仕事を始める上で、どうタスク管理をすれば良いかわからない方などは、ぜひ参考にされてください＾＾