こんにちは、Milaです！
わたしは現在フリーランスでオンライン秘書として働いているので、企業勤めの方のように毎年給料が上がる保証はなく、自身の請け負うタスクの難易度や量によって報酬額が決まります。
そのため、クライアント様の仕事を請け負う上で、わたしは常日頃「作業効率」という言葉を意識して仕事をしています。
今回は、そんなわたしが実際に実践している１日の仕事の生産性が上がったと感じる５つのステップを紹介します！
それではどうぞ〜！
タスクを細分化して把握する
仕事の生産性を上げる第１ステップとして、まず「自身の請け負っているタスクを正確に把握する」ことから始めましょう。
その方法として、わたしは以下のような方法を取りました。
②書き出したタスクを細分化する
例えば、「市場調査資料を提出する」というタスクがあった場合、そのタスクを完了するには、「市場調査→資料作成→資料確認→印刷」という作業を踏む必要があります。
「タスクを正確に把握する」には、メインのタスクだけでなく、それに付随する「サブのタスクまで全て把握する必要がある」という点に気をつけましょう！
タスクにかかる時間を測定する
仕事の生産性を上げる第２ステップは、「ルーティンタスクにかかる作業開始から完了までの正確な時間を計測して記録する」です。
これを行うメリットとしては、自分のタスクにかかる時間をしっかり把握できるため、「仕事の段取りを組んだものの、予定通りに進まない」ということを防ぐことができます。
注意点として、時間を計測するのは、ある程度そのタスクに慣れてからにしましょう。
というのも、タスクに慣れていないうちは、誰しもタスクを完了するまでに時間がかかってしまうものです。そのため、この時の時間を計測すると、長めの時間が記録されてしまい、後々タスクをダラダラこなしてしまう原因にもなりかねません。
ですから、タスクにある程度慣れてきた頃に時間を計測するようにしてください！
タスクに優先順位をつける
仕事の生産性を上げる第３ステップは、「タスクに優先順位をつける」です。
仕事に取り掛かる前に、あなたはどのようにタスクをこなす順番を決めていますか？
請け負っているタスクが多すぎて、とりあえず目の前にあるものから手をつけているという方もいらっしゃるかもしれませんね。
しかし、「発生している問題の解決など緊急性が高かったり、納期が迫っているタスク」があるにも関わらず、「納期が納期が比較的先のタスクであったり、空き時間に確認できるような重要度合いの低いタスク」から先に始めてしまうのは、明らかに非効率的です。
１日中多くのタスクをこなしたにも関わらず、終業時間になってもしなければならないことが終わっていないから、残業しないといけない…ということにもなりかねません。
そのため、仕事に取り掛かる前には、必ずタスクを優先順位ごとに振り分け、重要度・緊急度の高いタスクから取り掛かるようにしましょう！
作業のマニュアル化
仕事の生産性を上げる第４ステップは、「タスクをマニュアル化する」です。
わたしは、このマニュアルをGoogleスプレッドシートで作成しています。
具体的な作成の流れとしては、まずルーティンタスクなどを初めて請け負った際、ざっくりとした流れや、伝えられた事柄等を記します。
その後、実際にタスクをこなす中で、気をつける部分や、ミスしやすい部分があれば、随時書き足していくようにしましょう。
このタスクのマニュアル化を行うメリットは、３つあります。
まず１つ目のメリットとして、同じことを２度聞くことを防げます。
社会人として仕事をする上で、１度丁寧にタスクをレクチャーしていただいたにも関わらず、２度も３度も同じことを聞くことはできるだけ避けたいですよね。
そのため、タスクを請け負った際には、まず初めにマニュアルを作り、タスクのやり方、流れ等をしっかり把握しましょう！
次にマニュアル化を行う２つ目のメリットとして、ミスを防げるようになります。
このミスを防ぐというのは、人から信用してもらうために大変重要な部分です。
仕事を頼んでも、毎回ミスのあるものを仕上げていては、その方に仕事を任せたくなくなりますよね。
そのため、タスクで１度でもミスしてしまった場合や、レクチャーの際「気をつけて」と伝えられて部分は、しっかりマニュアルに記載し、作業を完了した際に、チェックポイントとしてミスをしていないか確認できるようにしましょう。
最後、マニュアル化を行う３つ目のメリットは、タスクの引き継ぎが楽になります。
仕事をしている中で、別の仕事を引き受けたり、もしくは、長期休暇のため休む必要がある際など、タスクを引き継がなければならない場面に遭遇することは少なくありません。
その際、このマニュアルがあれば、そのまま次の担当者に渡せば良いだけですし、何回も同じことを聞かれ、それに答えるために時間を割かれるという事態も避けることができます。
以上、マニュアルを作るという作業は多少面倒かもしれませんが、メリットが多くあります。
そのため請け負ったタスクは、空き時間等にマニュアル化するようにしましょう！
整理整理をする
仕事の生産性を上げる第５ステップは、「整理整頓をする」です。
具体的には何を整理整頓すれば良いのかと思った方もいるかもしれません。
その答えはズバリ「仕事をする上で使用するもの全て！」です。
例えば、机の上。
仕事をする上で、机の上が散らかっていると、作業スペースが狭くなり、作業効率が下がります。
また、パソコンの中のファイルボックスやデスクトップ、もしくは、印刷した紙の資料を保存しているファイル。
こちらもきちんと整理整頓がされていないと、必要な資料を必要な時にすぐに取り出すことができず、時間のロスが発生してしまいます。
資料を探すためだけに、５分、１０分とかかるのは、大変勿体無いですよね。その間に、１つ簡単なタスクを終わらせることができたかもしれません。
こうならないためにも、仕事をする上で使用するものは全て、しっかり整理整頓をするようにしましょう！
最後に．．．
「１日中一生懸命働いてもタスクが一向に終わらない」、「日々残業しているのをどうにかしたい」、「今現在の仕事をより効率的に終わらせて、新しいことに挑戦する時間を生み出したい」等、仕事の生産性に関してストレスを抱えている方は少なくないと思います。
仕事のやり方に関しての書籍が多く出版されているのは、そのくらい多くの人の共通の課題であり、需要があるためでしょう。
わたしはフリーランスとして個人で働く中で、日々さまざまなクライアント様から数多くの依頼を同時に引き受けています。
しかし始めた当初は、自分の想定通りにタスクをこなせず、期限間近になってしまい、自分の設定した時間外に作業せざるを得ない事態に遭遇する場面があったり、仕事を増やしたいのに増やせないと悩むこともありました。
しかし今では、そういう状況に陥ることなく、クライアント様からも信頼のお声や、新しい仕事のご相談をいただけるようになりました。
もちろん仕事の生産性を上げる方法は他にもたくさんありますし、人それぞれ合ったやり方があると思います。
しかしわたしは実際この方法で、仕事の生産性が大きく向上したと実感しています。
そのため是非数ある方法のうちの１つのヒントとして、一度わたしのご紹介した５つのステップを取り入れてみてください！
